Le Programme Alimentaire Mondial recrute ce 27 Juin 2024 à ces 2 postes

Le Programme Alimentaire Mondial des Nations Unies (PAM) est la plus grande agence humanitaire qui lutte contre la faim dans le monde. La mission du PAM est d'aider le monde à atteindre l’objectif Faim Zéro d’ici 2030. Chaque jour, le PAM travaille pour s'assurer que les populations les plus vulnérables, en particulier les femmes et les enfants, puissent avoir accès aux aliments nutritifs dont ils ont besoin pour mener une vie productive et saine.

Le Programme Alimentaire Mondial recrute au Senegal un Assistant administratif. 

JOB DESCRIPTION

Intitulé du poste : Assistant (e) Administratif / Administration Assistant (Exécutive)

Nombre de positions : 01

Grade : SSA 5

Type de contrat : SSA / Special Service Agreement

Unité/Division : Administration/ Management

Durée du contrat : 11 mois

Lieu :Diamniadio, République du Sénégal

Date limite :11/07/2024

Contexte organisationnel/ Description des tâches et responsabilités

Sous la supervision directe du Représentant et Directeur Pays, Assistant (e) Administratif / Administration Assistant (Exécutive) effectuera les taches suivantes :

Rassembler l'information pour l'inclure dans les rapports, les documents et la correspondance, afin d'appuyer le travail efficace des autres employés ;

Tenue du calendrier des réunions officielles et rendez-vous du Management (Country Director). Préparation et facilitation de toute autre réunion ou rencontre impliquant le Management.

Préparer les réunions du Senior Staff Meeting (SSM) et circuler les comptes rendus. Préparation et facilitation de toute autre réunion ou rencontre impliquant le Management. Rédaction du courrier pour le compte du Management.

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Vérifier la conformité des documents soumis au visa du Management. Tenir à jour le classement des documents officiels pour le compte du Management.

Gestion de l'archivage électronique et physique de tous les documents officiels concernant le Management ; définir les principales rubriques qui la composeront pour l’accessibilité ;

Préparer les documents de voyage du Country Director et du Deputy Country Director pour les missions à l’intérieur comme à l’extérieur du pays (Travel Authorization, OM, visa de sécurité) et préparation des Travel Authorization pour les collègues relevant du Country Director.

Préparation des Travel Authorization pour les staffs allant en TDY ou devant entreprendre une mission à l’extérieur du pays, demande d’émission billets par l’agence de voyages

Traiter et gérer les tâches administratives et financières courantes dans divers domaines fonctionnels, afin de contribuer à la gestion efficace et opportune des ressources ;

Gérer et tenir des registres et des bases de données, afin de s'assurer que l'information est organisée et facilement accessible au personnel ;

Rapports de lecture à la preuve, documentation, correspondance, etc., apporter des modifications conformes aux lignes directrices établies, le cas échéant ;

Liaison et suivi des documents administratifs auprès du Ministère des Affaires Etrangères liés au management

Contribuer à l'amélioration des procédures et des processus opérationnels ;

Recueillir et effectuer une analyse de base des données afin de contribuer à la gestion de l'information du bureau ;

Le titulaire est en mesure de recommander un plan d'action au personnel à divers niveaux et peut affecter des tâches à des collègues plus subalternes

Fournir des conseils aux collègues subalternes dans l'exercice de leurs fonctions.

S’acquitter de toute autre tâche connexe qui pourrait lui être confiée.

Qualifications/exigences :

Education : Formation universitaire (niveau Licence au minimum) dans le domaine de l’administration, de la gestion, des finances et/ou des ressources humaines.

Expérience : Expérience de cinq (5) ans ou plus dans des postes ayant des rapports avec le travail administratif en général

Autres compétences :

Compétent dans l'utilisation de matériel de bureau et des logiciels, tels que Microsoft Word.

Connaissance de routine des méthodes de travail afin de compléter les processus avec un minimum de supervision

Utiliser tact et courtoisie dans les échanges d’informations avec un large éventail de personnes.

Bonne connaissance des procédures d’exonération en douane, impôt et autres taxes

Capacité à identifier les erreurs dans les données et rectifier les questions qui nécessitent une attention.

Connaissances linguistiques :

Parfaite maîtrise de la langue française à l’écrit comme à l’oral.

La connaissance de l’anglais est souhaitée, les dialectes nationaux sont un atout.

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Le Programme Alimentaire Mondial recrute un Associé Budget & Programmation G6, Nomination à Durée Déterminée, 12 Mois - Tanzanie

INTITULÉ DU POSTE : COLLABORATEUR BUDGET ET PROGRAMMATION (G6)

TYPE DE CONTRAT : À DURÉE DÉTERMINÉE

UNITÉ/DIVISION : SERVICES DE SOUTIEN

lieu d'affectation (ville, pays) : DAR ES SALAAM

DURÉE : 1 AN RENOUVELABLE SOUS RÉSERVE DE LA DISPONIBILITÉ DES FONDS ET DE PERFORMANCES SATISFAISANTES

QUALIFICATIONS MINIMALES STANDARD

Formation : Diplôme de l'enseignement secondaire. Un diplôme universitaire en administration des affaires, statistiques, finances, économie ou autre domaine pertinent sera un avantage supplémentaire. Des formations professionnelles supplémentaires en gestion de projet, en analyse statistique et/ou en planification et gestion opérationnelles sont souhaitables.

Langues :

Maîtrise (niveau C) de la langue des Nations unies utilisée sur le lieu d'affectation et de la langue du lieu d'affectation, si elle est différente.

CONTEXTE ORGANISATIONNEL

Le titulaire de ce poste relève généralement du responsable du budget et de la programmation. À ce niveau, le titulaire du poste doit faire preuve de responsabilité et d'initiative pour répondre de manière autonome à des questions complexes, en ne bénéficiant que d'une orientation générale. En outre, le titulaire du poste doit faire preuve de discernement pour traiter des problèmes imprévus au quotidien et soutenir la gestion des ressources financières, et peut fournir des conseils à d'autres membres du personnel.

OBJECTIF DU POSTE

Fournir un soutien spécialisé en matière de budget et de programmation en vue d'une planification, d'un suivi et d'une analyse efficaces des performances financières des projets, afin d'améliorer l'utilisation optimale des ressources financières.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS (non exhaustives)

Sous l'orientation générale et la supervision directe du responsable du budget, le titulaire du poste est responsable de ce qui suit

1. Examiner les plans budgétaires, suivre et analyser les performances financières des projets et formuler des recommandations conformément aux politiques et procédures financières du PAM et aux meilleures pratiques, afin de soutenir l'analyse financière et l'optimisation des ressources.

2. Fournir une analyse complète des soldes des fonds et des subventions, en identifiant les excédents et les déficits, et suggérer des mesures correctives, afin de soutenir l'utilisation maximale des fonds et le processus de prise de décision.

3. Soutenir la gestion du pipeline en assurant un suivi efficace, afin de prévenir et de traiter les ruptures de pipeline et de maximiser l'efficacité opérationnelle.

4. Contribuer à l'amélioration des processus internes, au renforcement des systèmes d'entreprise et à la conception d'outils, afin de faciliter la planification globale, la prévision des dépenses, la gestion du budget et le suivi de l'utilisation des ressources.

5. Saisir les plans budgétaires des projets et les révisions dans les systèmes de l'entreprise, afin de s'assurer que les données sont saisies en temps utile et avec précision, ce qui permet d'accéder facilement aux informations et d'étayer la planification et la prise de décision.

6. Examiner, compiler et analyser les données, tenir des registres et des dossiers précis et préparer des rapports périodiques et ad hoc, afin de garantir l'exactitude et l'efficacité des informations présentées aux parties prenantes internes et externes.

7. Fournir des informations au comité de gestion des ressources (CGR) du CO, qui examine et hiérarchise les ressources par rapport aux plans de mise en œuvre du budget de portefeuille par pays (CPB), conformément aux calendriers convenus.

8. Le cas échéant, contribuer à l'activation/désactivation et à la gestion des lignes d'approvisionnement du dispositif mondial de gestion des produits de base (GCMF), participer aux activités de transfert de connaissances à l'appui du dispositif et faciliter la prise de décision pour l'affectation des stocks de l'entreprise.

l'allocation des stocks de l'entreprise.

9. Maintenir la communication avec un certain nombre de parties prenantes en ce qui concerne les questions de gestion des fonds du projet et les processus connexes, afin de clarifier toute divergence et d'optimiser l'utilisation des fonds.

10. Fournir des conseils aux autres membres du personnel d'appui et contribuer à leur formation et à leur développement en matière de planification budgétaire, de gestion des fonds et de planification opérationnelle, afin de faciliter le développement continu et la cohérence des services fournis.

11. Suivre les pratiques habituelles de préparation aux situations d'urgence, afin que le PAM soit en mesure de réagir rapidement et de déployer les ressources nécessaires dans les zones touchées dès le début de la crise.

12. Effectuer d'autres tâches pertinentes en fonction des besoins.

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AUTRES EXIGENCES SPÉCIFIQUES DU POSTE

Compétences et expérience :

- Expérience de la réalisation d'analyses de complexité moyenne et de la présentation des informations pour répondre aux besoins de différents publics.

- Expérience de la préparation, de la gestion et de l'établissement de rapports sur les budgets opérationnels.

- Expérience du travail avec de grands ensembles de données et de l'extraction d'informations d'une manière facile à interpréter.

EXPÉRIENCES SOUHAITÉES POUR L'ACCÈS À LA FONCTION

- A participé au suivi des budgets, des plans de ressources, des pipelines et des chaînes d'approvisionnement.

- A contribué à la résolution de problèmes liés au budget/aux allocations dans le cadre du système budgétaire du PAM.

- Avoir une compréhension avérée et adéquate des systèmes d'information et des systèmes financiers et de la manière dont ils soutiennent la mise en œuvre des opérations.

CONDITIONS GÉNÉRALES D'EMPLOI

Le poste est à temps plein et n'est ouvert qu'aux ressortissants tanzaniens.

Seuls les candidats présélectionnés seront contactés.

DATE LIMITE DE DÉPÔT DES CANDIDATURES

- La date limite de réception des candidatures est fixée au 12 juillet 2024.

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