PUMA Energy recrute un/une réceptionniste

PUMA Energy recrute Un/Une réceptionniste pour un poste basé à Brazzaville ( Congo)

À propos du poste de Réceptionniste 

Fournir un soutien administratif de haut niveau, opportun et efficace à un bureau, à un service ou à un autre groupe de l'organisation, en ayant une bonne compréhension du vocabulaire technique et commercial et une connaissance détaillée des opérations, des procédures, des méthodes, des pratiques et du personnel de l'organisation. Il peut s'occuper d'activités de bureau spécifiques à un département.

Connaissances, compétences et aptitudes, responsabilités principales :

Répondre au téléphone, filtrer les appels et prendre les messages provenant de sources externes ou internes de manière à ce que les appelants/visiteurs soient traités rapidement, avec courtoisie et précision ; répondre aux demandes de renseignements plus complexes ou transmises à un échelon supérieur par d'autres membres du personnel administratif/de gestion.

Effectuer d'autres tâches administratives en faisant preuve d'indépendance de jugement et de discrétion.

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 Planifier, organiser et programmer sa propre charge de travail de manière à ce que ces activités soient menées à bien avec précision et dans les délais impartis. Ces activités peuvent comprendre la préparation de documents et de supports de présentation, le filtrage et la réponse à la correspondance, aux demandes de renseignements et aux appels téléphoniques, la prise de messages, la rédaction de lettres et de communiqués officiels, la rédaction et la distribution de procès-verbaux, le classement et l'organisation.

Transcrire, dactylographier, mettre en forme et relire avec précision une grande variété de documents (par exemple, correspondance, factures, contrats, comptes rendus de réunions, rapports, discours et présentations) à l'aide de logiciels de traitement de texte, de présentation, de graphiques et de tableurs. Il peut utiliser des logiciels de publication assistée par ordinateur pour concevoir des documents plus complexes.

Coordonner les réunions internes et externes afin qu'elles se déroulent sans heurts. Il peut s'agir de fixer l'heure des réunions, d'organiser le voyage des participants et de s'assurer que les divers équipements nécessaires à la réunion sont disponibles.

Utiliser les équipements de bureau tels que les photocopieurs, les télécopieurs, les scanners et les imprimantes. Effectuer l'entretien de base pour maintenir l'équipement en bon état de fonctionnement (par exemple, nettoyer, changer le toner, fournir du papier). Entretenir les fournitures de bureau. Maintenir l'inventaire et l'équipement du bureau propres et organisés. Traiter les problèmes de bureau ad hoc, les réparations, les remplacements, les installations, etc.

Exigences

Expérience : 

Diplôme d'études secondaires ou équivalent

2 à 3 ans d'expérience dans le domaine du soutien administratif/de bureau

Toute combinaison appropriée d'études, de certifications et/ou d'expérience professionnelle pertinente sera prise en considération. 

Compétences :   

Expertise avancée en matière d'applications bureautiques. 

MS-Word, Excel, PowerPoint, Outlook.

Maîtrise des logiciels et équipements de bureau standard ; connaissance de l'utilisation d'Internet et du courrier électronique ; excellentes aptitudes verbales et écrites dans la langue locale.

Capacité à communiquer à tous les niveaux - à l'écrit et à l'oral

Haut degré d'organisation ; compétences analytiques ; orientation vers le service

Sens de l'urgence

Motivé(e)

Responsable

Doit être capable de travailler sans supervision

Doit avoir une attitude agréable au téléphone et un comportement professionnel.

Souci du détail et capacité à gérer des tâches multiples

Doit assurer le suivi des tâches

Solides compétences interpersonnelles 

Capacité à établir un calendrier de gestion et à en fixer les priorités de manière efficace.

Capacité à respecter les délais dans un environnement en évolution rapide et à faire preuve de discrétion dans le traitement de questions confidentielles.

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