FHI 360 recrute Un Assitant Ressources Humaines

Position: Assistant aux Ressources Humaines

Type de poste : National CDD

Superviseur : Gestionnaire Nationale des Ressources Humaines

Sous la supervision du R.H MANAGER, le R.H assistant est chargé d’appuyer le manager de ressources humaines dans les activités quotidiennes du département RH.

Tâches principales

L’ASSISTANT RH Sera Chargé De

- Appuis au recrutement et Intégration :

Appuyer le RH Manager dans la mise en œuvre du processus de recrutement dans le respect de délai et du processus de recrutement de l’organisation

Rédiger les ébauches des avis de recrutement, à soumettre aux RH Manager pour input.

Soumettre pour visa des avis de recrutement à l’ONEM, et assurer la diffusion via les canaux référencés par FHI360

Participer au dépouillement des candidatures des consultants (système de recrutement a ligne)

Participer au processus de présélection des candidats consultants.

Faire exécuter le phone screen test aux candidats retenus sur le short list

Inviter les candidats pour les épreuves écrites et interviews et organiser les logistiques aux tours

Compléter les différents formulaires Ressources Humaines

Vérifier les références professionnelles des candidats retenus

Contacter les candidats retenus et proposer l’offre d’embauche

Appuyer le RH Manager dans la préparation le contrat de travail

Envoyer les politiques de l’organisation, le règlement d’ordre intérieur, le TDR, ect au personnel recruté.

Préparer le plan d’induction de nouveaux staffs à soumettre aux RH Manager

Participer à l’intégration et induction des nouveaux employés

Faire la déclaration de mouvements (embauchage, débauchage) à l’inspection de travail.

- Suivi Des Dossiers CNSS

À lire: Le Bureau des Nations Unies recrute

Collecter les dossiers auprès du personnel pour immatriculation des employés auprès de la CNSS.

Collecter les dossiers exigibles auprès de personnel pour inscription aux allocations familiales auprès de la CNSS

Faire régulièrement le suivi de dossiers des allocations familiales des employés FHI360 auprès de la CNSS.

Collecter les documents pour les congés de maternité et les maladies prolonges auprès du personnel, et déclarer l’employé concerne auprès de la CNSS.

Faire régulièrement la Déclaration d’embauchage et ou débauchage des employés auprès de la CNSS.

- Appuyer Dans La Gestion De Contrat De Travail

Préparer les brouillons des lettres d'offres à remettre aux nouveaux employés.

Préparer le contrat de travail, ainsi que les avenants au contrat de travail et en faire le suivi avec le RH Manager.

Préparer les déclarations de mouvement de travailleur à faire viser à l’ONEM ainsi qu’à l’inspection de travail.

Faire viser le contrat de travail et avenant à l’ONEM, conformément à la législation de travail

Préparer les notifications de fin de contrat aux staffs.

Faire le suivi des échéances (début et d'expiration) de contrat de travail de staffs et signaler 15 jours en avance au RH Manager pour une prise de décision.

- Archivage Des Dossiers Du Personnel

Collecter les dossiers auprès du personnel pour archivage électronique sur workday et un classement physique au bureau .

Suivre et archiver les contrats de tous les staffs nationaux. (archivage physique et électronique).

Se rassurer que le personnel retourne les documents RH en leur possession

Partager les documents importants au Manager RH de tout le staff national pour la mise-à-jour régulière des dossiers de personel

Faire l’archivage électroniques et physique des dossiers du personnel

Appuyer le RH Manager dans l’archivage des documents relatifs aux différentes taxes (IPR, ONEM, CNSS, INPP, IRL…)

- Document Administratif Du Personnel

Veillez à ce que le dossier de tous les employés soit au grand complet

Faire le suivi des périodes d’essai et de CDD, veiller à ce que les évaluations de staffs soient faites à temps et assurer la mise à jour des dossiers après la revue.

Préparer les ordres de mission ainsi que les feuilles de route de staffs.

Scanning et photocopie de documents RH

Faire viser les bulletins de paie au staff

Préparer les attestations de service et tout autre document administratif demandé par le personnel :

Préparer les certificats de fin de service, à la fin du contrat de travail.

Participer à l’entretien de sortie de staff fin contrat.

Travailler ensemble avec le département logistique pour l’élaboration des badges, de tous les staffs.

Remettre les badges à tous les staffs FHI360

- Congés Et Absences

Suivre les fiches de présence de staffs / time sheet et rappeler les collègues concernes hebdomadairement sur la mise a jour de leurs feuilles des temps

Effectuer le planning conges de staffs à chaque début de l’année

Assure le suivi conge de staff dans workday , mais aussi sur un template de sorte à partager à la fin de chaque mois le solde congé à tous les staffs, pour prise de connaissance et accommodation.

Préparer les lettres de congés y afférentes

- Gestion de relation sociale

Être intermédiaire entre les employés ACTIVA(Société d’assurance) et les employés

Faire viser le contrat de soins médicaux auprès de l’inspection de travail.

- Appuis à la Gestion des Taxes

Appuyer le RH Manager à procéder aux déclarations des impôts et taxes des travailleurs occasionnels dans les délais légaux.

Appuyer le RH Manager à classer / archiver les pièces justificatives de différentes taxes (archivage électronique et physique) …

- Autres taches RH

Veuillez à ce que tous les membres du personnel / les nouveaux disposent d’une adresse e-mail professionnelle de l’organisation et d’un moyen d’accès à la communication interne.

En collaboration avec L’IT, solliciter les adresses e-mail de staffs, et maintenir à jour la liste des e-mails du personnel et faire supprimer les personnels qui ne font plus partie de l’effectif de Fhi360.

Faire régulièrement la mise à jour de mouvement du personnel (embauche, fin contrat) dans le systeme. De sorte à intégrer régulièrement les nouveaux staffs et à signaler les staffs sortants au RH Manager

Préparer les contributions RH hebdomadairement et participer de fois aux réunions des départements.

Préparer quotidiennement toutes les variables à prendre en compte dans l’opération rémunération de staffs, lors de l’élaboration du payroll mensuel,

Rappeler aux RH manager la situation de tous les journaliers ayant prestés au cours du mois.

Se rassurer de l’exactitude de toutes les données qui entrent en exergue lors de l’opération de paie.

Suivi de paiement de prestations des travailleurs journaliers ayant presté le mois.

Apporter son soutien aux RH manager dans la mise à jour des fiches de postes (description des tâches/job description) et créer une base des données des positions clés pour le programme pays.

Enfin toute autre tâche liée aux ressources humaines, demandée par la hiérarchie

Ce poste est pour un contrat initial de 6 mois, renouvelable en fonction des performances et de la disponibilité du budget.

Profil Recherché

Diplôme universitaire (Licence) ou équivalent dans un domaine pertinent.

Capacité démontrée à travailler de manière hautement indépendante et autonome, tout en communiquant efficacement à sa hiérarchie sur les lacunes et les risques.

Solides compétences en communication et en développement de relations et capacité à représenter efficacement l’organisation auprès des parties externes.

Au moins 3 ans d’expériences dans la gestions RH dans une organisation Internationale

Solides compétences analytiques et techniques, y compris un niveau avancé de maîtrise de Microsoft Excel.

Succès démontré dans un environnement de travail performant.

Capacité à gérer les opérations quotidiennes tout en construisant simultanément des systèmes plus robustes et plus efficaces.

Maîtrise des langues locale de la communauté cible (Swahili) et du Français (niveau avancé, parlé et écrit), Lingala et/ou Anglais sont un atout

Bonne condition physique et capacité à faire face à des conditions météorologiques ou un terrain difficile.

Curriculum vitae à jours reprenant trois personnes de référence

Lettre de motivation

Carte ONEM (pour les chômeurs)

Certificat de fin de service de dernier employeur antérieur ou actuel

Copie des diplômes

La présente offre d'emploi résume les principales fonctions du poste. Il ne prescrit ni ne limite les tâches exactes qui peuvent être assignées à l'exercice de ces fonctions. Ce document ne doit en aucun cas être interprété comme un contrat de travail. La direction se réserve le droit de revoir et de réviser ce document à tout moment.

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