Open Society recrute un Chargé d'Administration

Open Society  recrute un Chargé d'dministration pour 3 lieux: Johannesburg (Afrique du Sud), Dakar et Nairobi.

Le poste est a pourvoir a la fin de l'année 2024. Il s'agit d'un poste à temps plein.

Date limite pour postuler: 20/06/2024

Description du poste de Chargé d'Administration 

Au sein de Opem Society,  le Chargé d'Administration  devra soutenir les efforts afin de faire avancer les objectifs en rapport avec le Genre, la race .  Les secteurs de travail  comprendront l'identification, le soutien et la connexion de ces efforts et leur exploitation pour faire progresser les principes démocratiques.   

Objectif du Chargé d'Administration 

Le Chargé d'Administration  sera affects auprès des direcfeurs de programmes, vices-présidents ou des directeurs princjpaux. Il sera un Assistant de direction permettant aux direcfeurs de se concentrer sur l'élaboration des activités. Il devra travailler dans les domaines suivants:  soutien logistique, la gestion des événements, la gestion du calendrier, la préparation des documents d'information, les présentations, l'administration des contrats, les rapports sur les cartes de crédit et l'organisation des voyages. 

Responsabilités du Chargé d'Administration 

Le candidat idéal devra: 

Gérer un large éventail de tâches administratives et de soutien exécutif, y compris la gestion d'événements et le soutien logistique.

Soutenir les directeurs principaux, les directeurs généraux et les vice-présidents dans leurs fonctions administratives, notamment en coordonnant les emplois du temps, en planifiant des réunions/événements complexes avec les parties prenantes et en recherchant et en organisant la logistique.

Servir de lien de communication critique entre les directeurs principaux/directeurs généraux/directeurs des programmes, les vice-présidents, les directeurs des opérations et le réseau FOP dans son ensemble, en faisant preuve d'une grande discrétion et en travaillant sous une supervision limitée.

Générer et préparer une variété de documents avant les engagements courants et spéciaux, en préparant des documents d'information, des ordres du jour de réunions et des notes logistiques, des présentations et des rapports, selon les besoins.

Prendre des notes lors des réunions et soutenir la gestion des projets, le cas échéant.

Responsabilités humaines (équipe totale/RD)

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Qualifications requises

Experience 

Essential:

Plusieurs années d'expérience dans la fourniture de services d'assistance aux cadres. Il s'agit de services tels que la gestion extensive d'agendas (pour les dirigeants), de l'organisation de réunions de groupe (pour les hauts dirigeants), de l'élaboration proactive d'ordres du jour de réunions, de la gestion des dépenses et de la prise de notes de réunion de haute qualité pour de multiples parties prenantes réparties sur plusieurs sites dans le monde entier.

Expertise avérée en matière de planification d'événements et de respect de normes exceptionnelles ; soutien aux hauts responsables et convocation d'équipes géographiquement dispersées.

Expérience de la collaboration avec des partenaires externes pour soutenir des événements, des réunions et des dirigeants.

Expérience avérée de la collaboration, de l'engagement et du soutien de parties prenantes multirégionales (opérant en Europe, au Moyen-Orient, en Afrique et en Asie, ainsi que dans les Amériques).

Expérience de la gestion efficace des contrats et des factures ; cela inclut l'achèvement complet de la formation Contract Access Business Owner and Payments Training (cours de 3 jours dirigé par un instructeur).

Plusieurs années d'expérience professionnelle et d'expertise fonctionnelle au sein de ce département spécifique, que ce soit à l'Open Society Foundations ou dans d'autres organisations internationales. 

 

Compétences recherchées: 

Compétences fonctionnelles :

Excellentes aptitudes à la rédaction et à la communication, avec la capacité d'exprimer des idées, de demander des actions et/ou de formuler des plans ou des politiques.

Capacité à planifier, organiser et hiérarchiser efficacement les activités pour atteindre les objectifs (dans un environnement complexe et multigéographique).

Capacité à gérer et à analyser des données et à en tirer des conclusions pour les responsables.

Maîtrise des logiciels de bureautique et de la technologie (par exemple, MS Office Suite).

Souci du détail et aptitude à résoudre les problèmes

Discrétion et jugement professionnels dans le traitement d'informations confidentielles.

Compétences personnelles :

Engagement à écouter et à travailler avec humilité ; méthodes de travail respectueuses de toutes les personnes ; et qui favorisent l'espace et la voix pour toutes les perspectives diverses sur notre lieu de travail.

Démontre un engagement envers les valeurs fondamentales de FOP que sont l'humilité, l'engagement, la collaboration, le respect, l'inclusivité et l'intégrité.

être disposé à adapter ses horaires de travail afin de pouvoir téléphoner et discuter avec des collègues et des fournisseurs situés dans diverses régions géographiques  

Engagement en faveur d'un apprentissage et d'une croissance continus dans les domaines de la diversité, de l'équité, de l'inclusion, de l'antiracisme et de la justice sociale.

Gestion du changement - Capacité et compétence à faire preuve d'un état d'esprit favorable au changement ainsi qu'à planifier, exécuter et contrôler les activités en période de changement tout en maintenant les niveaux de performance.

Capacité à établir un consensus avec divers publics/parties prenantes 

Sensibilité culturelle pour travailler de manière respectueuse et efficace dans différents contextes. 

Langues :

Connaissance courante de l'anglais

Maîtrise de la langue locale pour ce poste 

La connaissance d'autres langues (en fonction du lieu et/ou de l'objectif de l'action) serait appréciée. 

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